cambios normativa registro checkin

¿Cómo pueden afectar a nuestro hotel las nuevas obligaciones de registro documental e información?

El nuevo RD 933/2021 establece nuevas obligaciones de registro de huéspedes y notificación a las autoridades.


La nueva normativa ha sentado como un jarro de agua fría en el sector. Y no es para menos, ya que supone la obligación de una recogida exhaustiva de datos, muchos de ellos que hasta ahora no eran necesarios a los efectos del registro de viajeros.

El Real Decreto establece unos partes de entrada con una gran cantidad de campos a cumplimentar, muchos de ellos de carácter sensible y sobre la transacción económica.

Sin duda, una complicación añadida para el hotelero ya que el turista no siempre contrata directamente con el establecimiento. Por lo que puede que no conozca los datos de la transacción de pago si los clientes vienen a través de intermediarios. Además, supondrá un aumento significativo del trabajo administrativo para la recepción que puede que tenga que lidiar con las reticencias de los huéspedes a proporcionar algunos datos.

¿Qué regula el Real Decreto?

Su objetivo es regular las obligaciones de registro documental e información previstas en la normativa de protección de la seguridad ciudadana para las personas físicas o jurídicas que ejerzan, profesionalmente o no, actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor.

Modifica la normativa vigente hasta la fecha en términos de registro de huéspedes y comunicación a autoridades para todos los tipos de alojamientos o establecimientos turísticos en España, y por lo tanto, afecta a la información que se debe recabar y conservar de los huéspedes durante el check-in.

¿Cuándo entra en vigor?

En un principio, las obligaciones de registro entraban en vigor el 27/04/2022 y las de comunicación el 2 de enero de 2023

No obstante, según Hosteltur “debido a la presión de las asociaciones de establecimientos turísticos, tanto hoteleras como de cualquier otro tipo, la Secretaría de Estado de Turismo ha informado que desde la Secretaría de Estado de Seguridad ha comunicado que las bases de datos que requiere el Real Decreto no estarán activas hasta el 1 de enero de 2023, por lo que las obligaciones de registro se posponen hasta entonces”.  

Desde la Secretaría de Estado de Seguridad justifican este aplazamiento por motivos técnicos, concretamente, porque no disponen de los recursos informáticos e infraestructura necesarios para recoger la información recibida de las empresas de hospedaje

¿Qué son las obligaciones de registro?

Según el Artículo 5 del Real Decreto, deberá llevarse un registro informático en el que consten los datos de los huéspedes, incluidos los datos de los menores de 14 años. deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio.

Además, los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.

Debe prestarse atención a que el registro debe ser informático, y no en soportes físicos, y que es obligatorio recopilar datos de todos los huéspedes, también de los menores de edad.

¿Qué datos se deben recoger?

Los datos a facilitar en el ejercicio de la actividad de hospedaje y que el Real Decreto especifica en su Anexo I son:

1. Datos de la empresa arrendadora

a) Nombre o razón social del titular.

b) CIF o NIF.

c) Municipio.

d) Provincia.

e) Teléfono fijo y/o móvil.

f) Dirección de correo electrónico.

g) Web de la empresa.

h) Url para identificar el anuncio.

2. Datos del establecimiento

a) Tipo de establecimiento.

b) Denominación.

c) Dirección completa.

d) Código postal.

e) Localidad y provincia.

3. Datos de los viajeros

a) Nombre.

b) Primer apellido.

c) Segundo apellido.

d) Sexo.

e) Número de documento de identidad.

f) Número de soporte del documento.

g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).

h) Nacionalidad.

i) Fecha de nacimiento.

j) Lugar de residencia habitual.– Dirección completa.– Localidad.– País.

k) Teléfono fijo.

l) Teléfono móvil.

m) Correo electrónico.

n) Número de viajeros.

o) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de menores).

4. Datos de la transacción

a) Datos del contrato.– Número de referencia.– Fecha.– Firmas.

b) Datos de la ejecución del contrato.– Fecha y hora de entrada.– Fecha y hora de salida.

c) Datos del inmueble.– Dirección completa.– Número de habitaciones.– Conexión a Internet (si/no).

d) Datos del pago.– Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…).– Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.– Titular del medio de pago– Fecha de caducidad de la tarjeta.– Fecha del pago.

¿Qué son las obligaciones de comunicación?

De acuerdo al Artículo 6, con carácter previo al inicio de actividad, se deberá comunicar a las autoridades competentes los datos del establecimiento al menos diez días antes del inicio de la actividad.

En el transcurso de la actividad de hospedaje, se debe transmitir a las autoridades competentes los datos de los viajeros y de la transacción. La comunicación ha de realizarse de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos:

a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.

b) Al inicio de los servicios contratados.

Recomendaciones de Hotelinking

Desde la patronal aseguran que seguirán trabajando para conseguir un texto normativo que se ajuste a la realidad de funcionamiento de los establecimientos hoteleros, como se explica en el artículo de Hosteltur anteriormente mencionado. Por su parte, la CEOE ha creado precisamente un grupo de trabajo intersectorial para participar en el desarrollo de la nueva normativa.

No obstante, en Hotelinking creemos que este es el momento de plantearse un cambio en el proceso de check-in para apostar por la digitalización de la recepción y adaptarse a esta normativa que obliga a tener un registro informático de los datos del huésped.

En este sentido, nuestro check-in online, Autocheckin, facilita el cumplimiento de esta normativa porque permite la presentación y firma digital del parte de entrada de todos los viajeros de una reserva, enviando automáticamente el documento firmado al cárdex del PMS del hotel y, además, una copia por email a cada huésped.

En Hotelinking seguimos de cerca las novedades que afectan al sector turístico, prestando especial atención a los cambios en las normativas, para actualizar nuestras soluciones y facilitar al máximo su cumplimiento al hotel.

Fuente:

Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor: