Automatizar procesos en hoteles: ventajas de una tendencia al alza en el sector turístico.

Automatizar procesos en hoteles es sin duda una de las principales tendencias del sector turístico. La pospandemia, marcada por la digitalización, la búsqueda de la eficiencia y el avance hacia la sostenibilidad ha creado un nuevo escenario turístico en el que la innovación es clave para ganar en competitividad. La automatización es la apuesta tecnológica número uno junto a otras como la robótica, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la privacidad, según apunta la American Hotel & Lodging Association.

Tales son sus ventajas que casi la totalidad de hoteles sondeados por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH) en el ‘Estudio de viabilidad de implantación de robótica en procesos operativos de los hoteles’ considera que la eficiencia de sus procesos se vería incrementada considerablemente si estos se automatizan. Las dificultades a la hora de encontrar personal cualificado y la mejora constante de la robótica y del software hotelero ayudan a crear el ecosistema perfecto para la apuesta definitiva por la automatización de procesos en hoteles. Tecnologías emergentes y contactless son aliadas indispensables para los hoteleros que persiguen ofrecer una mejor experiencia tanto a sus huéspedes como a sus empleados.

¿Qué es la automatización hotelera?

Entendemos este concepto como aquel proceso que se caracteriza por la nula o poca intervención del ser humano para llevar a cabo distintas acciones generalmente repetitivas, siendo sustituidos por robots, software, etc. para minimizar la intervención humana.

Automatizar procesos en hoteles supone la optimización de tareas que tradicionalmente se desarrollan de forma manual. A través de la tecnología, estos procesos se convierten en automáticos. El software hotelero y avances como la inteligencia artificial o el machine learning permiten modernizar acciones en la operativa diaria de un hotel. De tal forma que donde antes existía una tarea que requería mucho tiempo y el consiguiente desgaste para el personal y los huéspedes, hoy los hoteleros disponen de soluciones tecnológicas que sirven para automatizar procesos clave en sus hoteles.

En definitiva, una gestión automatizada garantiza que los procesos internos del hotel se ejecuten de forma correcta, rápida y sin fallos humanos. Supone modernizar el servicio y el trato al cliente, que se vuelve más ágil y fluido.

¿Te imaginas un hotel sin PMS? Al igual que la introducción de los Property Management Systems supuso una revolución en el sector hace décadas, hoy numerosas herramientas de software permiten automatizar procesos para revolucionar el día a día en tu hotel. Si tus huéspedes en sus propios hogares automatizan cada vez más rutinas del día a día, es obvio que estos esperen lo mismo de los hoteles donde pernoctan.

¿Qué se puede automatizar en un hotel?

Según el estudio del ITH anteriormente mencionado, algunos ejemplos de automatización de procesos en hoteles serían el check-in automático, procesos de fidelización, captación de leads en eventos, integración con PMS, formularios de satisfacción o integración con tarjetas RFID y pulseras. Son muchos los procesos susceptibles de ser automatizados y que podrían tener un mayor impacto positivo.

Recepción

El check-in y checkout o los cuestionarios de calidad son procesos que pueden automatizarse en la recepción de un hotel. Soluciones como el AutoCheckin permiten digitalizar el proceso de check-in de tu hotel, así los clientes hacen su registro desde cualquier dispositivo de forma online. Se evitan colas en recepción y se libera a esta de carga de trabajo.

Guest Experience

Algunos ejemplos son las encuestas de satisfacción, reservas de servicios dentro o fuera del hotel, venta cruzada, ayuda al recepcionista durante la espera del cliente. En este punto, conocer a los huéspedes es el primer paso para hacer que un hotel crezca. Con herramientas como Portal Cautivo WiFi generador de First Party Data se recopila la información de los huéspedes para conocerlos mejor y mantener contacto directo con ellos. Se automatizan encuestas de satisfacción o sistemas de recompensas para clientes repetidores, por ejemplo. Lo que redunda en la desintermediación de reservas, un incremento de la satisfacción de los clientes y una importante subida en los rankings de reputación online como Tripadvisor o Google.

Limpieza y pisos

Ayuda para el transporte del carro de la limpiadora o carros de ropa de lavandería; utilización de robots que ayuden a hacer camas; uso de la visión artificial para el chequeo de habitaciones… La automatización puede optimizar estos procesos.

Alimentación y bebidas

Los hoteleros destacan las ventajas de automatizar el cobro y la muestra de menú. Otros procesos como la logística de salida de los platos desde la cocina conllevan más dificultades.

Eventos y salas de reuniones

Se pueden digitalizar tareas como el control de aforos; control de las distancias de seguridad; registro y control de accesos; captación de datos de asistentes; punto de información sobre horarios, aforo, etc.

Zonas comunes

El software hotelero puede ayudar en la gestión de accesos y control de aforos incluso con biometría; uso del robot de forma versátil en cualquier espacio del hotel. También cobra especial importancia un servicio básico como el WiFi. La red WiFi del hotel puede estar totalmente automatizada con la tecnología de WiFiBot, resolviendo de forma autónoma los posibles problemas de conexión y garantizando una cobertura total y de calidad. Una herramienta imprescindible para los hoteleros y que además aporta su granito de arena para que el hotel sea más sostenible.

Como expertos en soluciones tecnológicas contactless para hoteles, Hotelinking pone a disposición de la industria automatizaciones clave para la captación de datos, fidelización de huéspedes, aumentar las ventas del canal directo o controlar la red WiFi del hotel.

Ventajas de la automatización de procesos en hoteles

Automatizar procesos en hotelería, ya sea en un establecimiento pequeño o en una cadena, implica una mejora tanto para los hoteleros como para los empleados y, por supuesto, para los huéspedes. Algunas de las ventajas más destacadas de la automatización en hoteles son las siguientes:

• Reducción de costes: La inversión inicial en digitalización se amortiza rápidamente. Los recursos humanos se liberan para poder focalizarse en otras tareas estratégicas del hotel, optimizando recursos y aumentando ingresos. También puede ahorrar costes asociados a formatos físicos.
• Sostenibilidad: Automatizar procesos en hoteles puede conllevar un importante impulso a la sostenibilidad del establecimiento. La tecnología ayuda a incrementar la eficiencia energética y a reducir la huella de carbono, la impresión y compra de materiales, etc.
• Reducción de errores: Con el software hotelero, los errores humanos de la operativa diaria como la recolección de datos u otros desaparecen, ya que pasan a estar automatizados.
• Mayores ingresos: La digitalización y la automatización permiten optimizar los ingresos del hotel. Ya sea a través de sistemas de pricing basados en inteligencia artificial, con modelos predictivos sobre la demanda o mediante campañas de fidelización hipersegmentadas, los ingresos aumentan considerablemente tras automatizar tareas del hotel.
• Mejor experiencia de los huéspedes: Eliminar esperas, dotar al cliente de una mejor señal WiFi, proporcionarle descuentos, felicitarle por su cumpleaños… La tecnología se centra en optimizar la experiencia del huésped, un punto clave para la prosperidad del negocio.
• Mayor satisfacción del personal: Al eliminar o minimizar tareas tradicionalmente asociadas a los empleados, se reduce el estrés, la frustración y mejora las condiciones laborales de los trabajadores, en quienes repercute de forma positiva la automatización de procesos hoteleros. Porque digitalizar no significa sustituir humanos por máquinas.
• Control de los datos: la información es poder y precisamente al automatizar procesos el hotelero empieza a construir una valiosísima base de datos que servirá para conocer mejor a sus huéspedes, fidelizarlos, mejorar sus análisis e informes y, en consecuencia, optimizar la toma de decisiones. Los diferentes softwares hoteleros se conectan entre sí y se integran para conformar una potente herramienta para generar Hotel Data.

Para entender de forma más clara las ventajas de automatizar procesos en hoteles, podemos resaltar el caso de Zafiro Hotels, una cadena con hoteles de 4 y 5 estrellas con más de 2.900 habitaciones.

Con la implementación del Portal Cautivo WiFi de Hotelinking, lograron en tiempo récord más de mil reservas directas de huéspedes repetidores, más de 2 millones de euros en el canal de venta directo y más de 400.000 euros ahorrados en en comisiones por desintermediación.

Conoce otros ejemplos reales de casos de éxito tras la automatización de procesos hoteleros.

En conclusión, tanto hoteles pequeños como grandes cadenas apuestan por la tecnología, el software hotelero y la automatización de procesos para sobrevivir en un sector cada vez más competitivo. Las ventajas son infinitas, al igual que las soluciones tecnológicas que permiten mejorar tanto la cuenta de resultados como la experiencia de los huéspedes y la satisfacción de la plantilla. Como hotelero, seguro que tienes en mente qué tareas podrías mejorar a través de la automatización, así que ¡es hora de abrazar estos cambios!