Check-in online para hoteles: 6 beneficios para tu establecimiento.

El check-in online para hoteles se ha consolidado como un estándar del sector. Lo que empezó como una forma de reducir el contacto en recepción hoy responde a razones de fondo: la presión operativa en temporada alta, la falta de personal, unas expectativas de experiencia cada vez más digitales y la oportunidad de captar datos de cada huésped desde el primer contacto.

La tecnología ha dejado de ser un extra para convertirse en un componente esencial de la operativa hotelera, y el check-in automático es una de las piezas que más impacto tiene: mejora la experiencia del huésped, libera tiempo del equipo de recepción y alimenta con datos fiables el resto de tu estrategia de marketing y fidelización.

¿Qué es el check-in online para hoteles?

El check-in online para hoteles es una alternativa tanto para simplificar el proceso de entrada del huésped, como para aumentar la productividad en la recepción. En este caso, no es el recepcionista sino el propio huésped quien completa el formulario de registro (nombre, DNI, detalles de la reserva, principalmente) desde una web o aplicación online a través de cualquier dispositivo antes de la llegada al hotel.

Una vez en el alojamiento, el cliente solo tiene que preocuparse de identificarse, si no lo ha hecho anteriormente facilitando su documentación personal*, y de recoger la llave de su habitación. Existen sistemas más sofisticados que permiten elegir previamente la habitación e incluso recibir en el móvil la llave mediante un código.

¿Cuáles son los beneficios de implementar software de check-in online en un hotel?

1. Se adapta a tu operativa: self-service o modo híbrido asistido

No todos los hoteles ni todos los huéspedes quieren lo mismo. Hay quien prefiere registrarse solo desde el móvil y quien valora el trato en recepción; hay llegadas tranquilas y llegadas de grupos en plena temporada alta.

Un buen sistema de check-in online no te obliga a elegir: permite el registro autónomo del huésped y, a la vez, un modo híbrido en el que el personal atiende el check-in de forma asistida. Así cubres la eficiencia sin renunciar a la bienvenida cercana, adaptándote a cada tipo de hotel y de cliente.

2. Agiliza el trabajo de recepción y reduce colas de espera

El proceso de check-in en recepción suele ser un proceso manual y poco digitalizado que normalmente genera colas de espera e incomodidad para los huéspedes. La recogida de datos, validación de pasaporte y firma de documentos suele ser un proceso más lento de lo deseado puesto que son muchos los estándares que el recepcionista debe cumplir de la forma más precisa y en el menor tiempo posible.

Los kioskos o tótems solo resuelven parte del problema, pero siguen generando colas y no permiten hacer varios check-in de forma simultánea. Por el contrario, un software de check-in online para hoteles, integrado con tu PMS, hará que la información de tus huéspedes llegue a tu personal de recepción de manera automatizada. Se eliminan así las colas y esperas, reduciendo drásticamente el trabajo manual y hasta el consumo de papel.

Al aliviar significativamente la carga de trabajo de la recepción, eliminando tareas que no aportan un valor imprescindible, es más fácil mantener un servicio adecuado y de calidad, ofreciendo un check-in rápido y sin necesidad de contactar con el recepcionista. Incluso sin sistema digital de apertura de puertas, los tiempos de espera se reducirán, aunque los clientes tengan que recoger la llave en recepción.

3. Mejora la experiencia y atención de los huéspedes

El momento de la llegada de un cliente al hotel y el proceso de check-in es uno de los aspectos más críticos del servicio hotelero porque es el primer punto de contacto en el establecimiento y refleja una idea de la calidad del servicio.

Darles la opción a los huéspedes de poder adelantar el registro y que lo realicen cuando deseen, evitando colas y esperas que pueden resultar muy irritantes, mejorará su satisfacción: recuerda que cuando llegan al hotel solo tienen ganas de entrar en la habitación y descansar. Y a esto ayudan las herramientas y apps de check-in automático para hoteles.

Por otra parte, el tiempo que dedica el personal en el check-in es un tiempo malgastado porque, digitalizando este proceso, sus esfuerzos se pueden centrar en atender mejor a los huéspedes. La interacción humana sigue siendo clave para crear una gran experiencia.

4. Incrementa el conocimiento sobre los clientes

Si cuentas con un check-in online integrado con el PMS que permita realizar el proceso, independientemente del canal de la reserva (directo, OTAs o TT.OO.), captarás los datos de todos los huéspedes.

Esto te permitirá no solo aumentar tu base de contactos verificados sino también, crear perfiles de clientes más detallados que permitan un mayor conocimiento del público objetivo. Al mismo tiempo, esto posibilita una segmentación más precisa a la hora de realizar campañas de marketing y, en definitiva, mejorar los ratios de apertura y conversión.

Tener una base de clientes propia es una gran oportunidad para conocer realmente quiénes son y cuáles son las preferencias de los clientes para mejorar productos y servicios del hotel, y también adquirir un mayor número de clientes fidelizados.

5. Favorece el upselling y el cross-selling

El software o app de check-in online del hotel puede actuar también como un nuevo canal de ventas, ofreciendo servicios adicionales que mejoran la experiencia del huésped y suponen una fuente de ingresos extras para el hotel. El registro es una ocasión excelente para empezar a entablar una relación directa entre la marca y los huéspedes y sugerir mejoras como una habitación superior o un tratamiento en el spa.

De esta manera ganan tanto el cliente, porque se le ofrece algo que se adapta a sus necesidades e incrementa su satisfacción; como el hotel, aumentando la fidelización del cliente, a la vez que obtiene mayores ingresos y una mejor imagen de marca. Ofreciendo mejoras y servicios adicionales puedes hacer que una simple estancia de hotel se convierta en un recuerdo inolvidable.

6. Ayuda a evitar la cancelación de reservas

Otra de las ventajas de ofrecer el servicio de check-in online para hoteles es ayuda a evitar la cancelación de reservas. Aquellos clientes que registren su entrada antes de llegar al establecimiento están mostrando una intención clara de mantener su estancia. El mero hecho de completar el proceso de check-in online garantiza que el huésped no va a cancelar la reserva. Una información muy valiosa y una forma de conocer la intención de los huéspedes.

Modo híbrido: automatización con trato humano (lo que eligen muchas cadenas)

Muchas cadenas no dan el salto a un check-in 100% autónomo de golpe, y con razón: quieren digitalizar sin perder el trato cercano que las distingue. El modo híbrido resuelve justo eso. El personal de recepción gestiona el check-in asistido desde tablets, en el lobby, en zonas privadas o incluso en la habitación, sin depender de quioscos fijos.

Escanea el documento por OCR, el huésped firma en la tablet y todo se vuelca automáticamente al PMS; entre huésped y huésped, el proceso se reinicia con un clic. Es especialmente útil en recepciones con alta demanda y en llegadas de grupos, donde permite agilizar sin renunciar a la bienvenida personal. En definitiva, combina la eficiencia de la automatización con el trato humano que buscan la mayoría de grupos hoteleros.

Más sobre el modo híbrido

Tecnología para el check-in online de un hotel.

Un aspecto fundamental a la hora de implantar un software o app de check-in online para hoteles es que sea capaz de integrarse con el resto de sistemas de gestión. Principalmente, con el PMS para garantizar que los datos se registren de forma adecuada y precisa, cumpliendo la actual normativa de RGDP.

Además, hay que tener en cuenta que los sistemas de precheck-in solo permiten realizar el registro online a aquellos huéspedes que hayan reservado a través de la web del hotel. Los viajeros con reservas realizadas en otros canales (TT.OO., OTA) no tienen la posibilidad de realizar el check-in online.

En Hotelinking hemos desarrollado DeskForce, un sistema de check-in online para hoteles que además de estar integrado con las principales soluciones de gestión hotelera del mercado, posibilita a cualquier cliente independientemente del canal donde haya hecho la reserva (directo, OTA o TT.OO.), pueda realizar el registro. Por tanto, cada vez que haga el check-in, captarás los datos de todos, incluso de los que vienen a través de un intermediario:

1. Si el cliente ha reservado a través de la web del hotel, recibirá un email con un enlace donde podrá hacer el check-in.
2. En el caso de que haya reservado a través de intermediarios (OTAs, TTOO), igualmente podrá realizar el registro antes de la estancia en la página web del hotel, en un apartado habilitado especialmente para ello.
3. Si no ha hecho el check-in antes de la llegada al hotel, puede hacerlo en el mismo establecimiento. Simplemente tendrá que seleccionar la red WiFi y será redireccionado a una página donde podrá hacer el check-in online, sin la necesidad de instalar una app ni conectarse a la red.

En unos segundos, de forma totalmente automatizada y online los datos serán volcados al PMS sin necesidad de que intervenga el personal, ni de kioskos ni apps que el cliente se tenga que descargar.

La primera fase de nuestro sistema de check-in online para hoteles permite al cliente completar el proceso en unos sencillos pasos:

• Introducir el localizador de la reserva
• Rellenar los datos personales de cada huésped
• Escaneo de documentos
• Confirmación de habitaciones
• Firma digital
• Alarma por SMS cuando habitación esté lista

En una fase más avanzada, el sistema permitirá:

• Elección de habitación por parte huésped
• Posibilidad de upgrades y cross-selling
• Apertura digital de la habitación
• Pago de la reserva
• Autorización tarjeta de crédito para consumos
• Folio y check-out automático

La normativa respalda el check-in digital

El check-in digital está plenamente respaldado por la normativa: los partes de entrada de viajeros pueden cumplimentarse por procedimientos informáticos y la firma del viajero puede recogerse en soporte digital.

DeskForce facilita este cumplimiento porque recoge la firma digital del parte de entrada y envía automáticamente el documento firmado al cárdex del PMS del hotel, con copia por email a cada huésped.

Además, con la llegada del DNI digital MiDNI, los huéspedes nacionales pueden identificarse escaneando el QR oficial durante el check-in, sin necesidad de presentar el documento físico, lo que agiliza aún más el registro y refuerza la seguridad del proceso.

* En España, la Ley orgánica 4/2015 de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, en su artículo 25, obliga a hoteles, hostales, campings, albergues, pensiones…, a registrar los documentos de identidad de todas las personas que se alojen mayores de 14 años.